Tuntuuko, että et saa omistajuutta riskienhallintaan? Näin rutiinit voivat muuttaa kaiken

Riskienhallinta kuuluu projektinhallinnan peruspilareihin, mutta silti se usein unohtuu arjessa. Miten saisimme siitä luonnollisen osan päivittäistä tekemistä – ja lopulta aidon omistajuuden tunteen? Tässä kirjoituksessa pohdin aihetta rutiinien näkökulmasta James Clearin Atomic Habits -kirjan inspiroimana.

Johdanto

Tuntuuko sinusta joskus siltä, että riskienhallinta jää sivuun kiireisessä projektityössä? Että vaikka tiedät sen olevan tärkeää, sen omistaminen tuntuu hajanaiselta, epämääräiseltä tai jopa turhauttavalta?

Itse kamppailen tämän aiheen kanssa työarjessani säännöllisesti. Viime aikoina olen kuitenkin alkanut nähdä tilanteen uudessa valossa. Olen tutustunut James Clearin Atomic Habits -kirjaan, joka on auttanut minua ymmärtämään rutiinien todellisen voiman – sen, kuinka pienet, toistuvat teot voivat johtaa pysyviin muutoksiin. Tämä sai minut pohtimaan: voisimmeko hyödyntää samoja periaatteita riskienhallinnan haltuun ottamisessa?

Riskienhallinta on yksi projektinhallinnan kulmakivistä, mutta harvoin se tuntuu siltä. Se jää usein irralliseksi tehtäväksi, joka hoidetaan kaiken muun ohella paperilla – ei arjen rytmissä elävänä toimintana. Tässä kohtaa katse kääntyy rutiineihin ja niiden voimaan.

Miksi riskienhallinta on niin tärkeää – erityisesti rakennushankkeissa?

Rakennushankkeet ovat monimutkaisia kokonaisuuksia, joissa aikataulut, budjetit, eri osapuolet ja tekniset yksityiskohdat limittyvät toisiinsa. Pienikin muutos yhdessä kohdassa voi aiheuttaa ketjureaktion, joka heijastuu koko projektiin. Siksi riskienhallinta ei ole vain “hyvä käytäntö” – se on välttämättömyys.

Hyvin toteutettu riskienhallinta auttaa:

• Ennakoinnissa: Tunnistetaan mahdolliset ongelmat ennen kuin ne toteutuvat.

• Päätöksenteossa: Tarjotaan läpinäkyvyyttä ja tietopohjaa priorisointiin.

• Kustannusten hallinnassa: Vältetään yllättävät lisäkustannukset ja viivästykset.

• Luottamuksen rakentamisessa: Sidosryhmät näkevät, että projekti on hallinnassa.

Silti – vaikka tämä on tiedossa – riskienhallinta jää helposti irralliseksi osaksi projektisuunnittelua. Se saatetaan hoitaa hankkeen alussa ja sitten unohtaa. Tai se pysyy tiimin “tietona”, mutta ei kirjaudu mihinkään. Todellinen hyöty jää saavuttamatta, jos riskienhallinta ei elä projektin mukana.

Usein tilaajana tai rakennuttajana ulkoistamme riskienhallinnan ulkopuoliselle konsultille tai urakoitsijalle. Samalla kadotamme omistajuuden – emmekä enää tunne omistavamme sitä, mikä voisi olla projektin onnistumisen kannalta ratkaisevaa.

Rutiinit mahdollistavat omistajuuden:

Kuten Clear muistuttaa:

“You don't need to be perfect, you just need to be consistent.”

Riskienhallinnassa ei ole kyse siitä, että kaikki riskit pitäisi ennustaa täydellisesti. Kyse on siitä, että teemme siitä toistuvan, näkyvän ja merkityksellisen osan projektin arkea.

James Clearin Atomic Habits -kirjassa toistuu yksi keskeinen viesti:

“You do not rise to the level of your goals. You fall to the level of your systems.”

Emme siis saavuta tavoitteita pelkällä tahdolla – saavutamme ne rakentamalla järjestelmällisiä, pieniä tapoja, jotka ohjaavat meitä arjessa.

Sama pätee riskienhallintaan. Kun siitä tulee rutiini – osa projektin arkipäiväistä tekemistä – siitä tulee myös luonnollinen osa projektin omistajuutta. Riskienhallinta ei ole enää yksi excel-taulukko muiden joukossa, vaan se näkyy tavoissa keskustella, päättää ja priorisoida.

Mitä tämä voisi tarkoittaa projektinjohtajan arjessa?

Tässä muutamia konkreettisia tapoja viedä riskienhallinta osaksi rutiineja:

• Viikkorutiini: Jokaisessa viikkopalaverissa tarkistetaan projektin riskilista ja arvioidaan, onko uusia riskejä noussut esiin.

• Keskustelukulttuuri: Tiimi rohkaistaan nostamaan esiin epävarmuuksia, joita kirjataan suoraan riskirekisteriin – ei vasta jälkikäteen.

• Päivittäiset tavat: Projektipäällikkö varaa kalenteristaan 10 minuuttia joka aamu riskien läpikäyntiin ja mahdollisten muutosten arviointiin.

• Palkitseminen: Tiimin jäseniä, jotka tuovat esiin merkittäviä riskejä ajoissa, huomioidaan. Tämä vahvistaa tapaa ja sen arvoa.

Tärkeintä ei ole täydellisyys, vaan jatkuvuus. Rutiinit voivat olla pieniä ja kevyitä, mutta niillä on kumulatiivinen vaikutus.

Yhteenveto

Omistajuus ei synny pakottamalla, vaan rakentuu rutiinien kautta. Kun riskienhallinta ei ole irrallinen työvaihe vaan toistuva tapa, sen omistaminen muuttuu mahdolliseksi – jopa luontevaksi.

“Habits are the compound interest of self-improvement.”

Sama pätee projektinhallintaan. Hyvät projektit syntyvät hyvistä tavoista – myös riskienhallinnassa.

“Every action you take is a vote for the type of person you wish to become.”

Me voimme jokaisella riskien käsittelyllä äänestää itsemme – ja projektimme – hallitummaksi, ennakoivammaksi ja onnistuneemmaksi.

Alla vielä video aiheesta tai käy kuuntelemassa podcast aiheesta