Hankkeiden strateginen ajattelu ja strategiset tehtävät
Tässä blogikirjoituksessa käsittelen hankkeiden strategista ajattelua ja strategisia tehtäviä, erityisesti rakennushankkeiden tilaajan roolin näkökulmasta. Onnistunut rakennushanke on monien muuttujien summa, ja strategisilla tehtävillä on keskeinen rooli hankkeen onnistumisen varmistamisessa. Pureudutaan syvemmin siihen, mitä strateginen ajattelu tarkoittaa hankkeiden johtamisessa ja mitkä ovat keskeiset strategiset tehtävät.
Strategiset, taktiset ja operatiiviset tehtävät
Hankkeet voidaan jakaa kolmeen pääasialliseen tehtäväluokkaan: strategisiin, taktisiin ja operatiivisiin tehtäviin. Nämä tehtävät ovat toisiinsa sidottuja ja muodostavat dynaamisen kokonaisuuden, jossa kukin tehtävä tukee toisiaan. Tässä kirjoituksessa keskityn strategisiin tehtäviin, ja tulevissa kirjoituksissa käsittelen tarkemmin taktisia ja operatiivisia tehtäviä.
Miksi strategiset tehtävät ovat tärkeitä?
Strategiset tehtävät ovat hankkeen alkuvaiheessa keskeisessä roolissa. Niiden tarkoituksena on varmistaa, että rakennushanke perustuu todelliseen tarpeeseen ja että tämä tarve on määritelty selkeästi. Strategisten tehtävien kautta varmistetaan, että hanke on linjassa organisaation pitkän aikavälin tavoitteiden ja strategian kanssa. Ilman kunnollista strategista suunnittelua hanke saattaa kohdata merkittäviä haasteita myöhemmissä vaiheissa, kun operatiiviset ja taktiset tehtävät alkavat.
Tilaajan rooli tarpeen määrittelyssä
Julkisissa organisaatioissa tarve määritellään usein käyttäjäorganisaation toimesta, joka lopulta käyttää hankkeen tuotetta. Tämä tarkoittaa, että rakennushankkeen tarpeet eivät välttämättä synny investoinneista vastaavassa yksikössä, vaan ne tulevat esimerkiksi koulujen, sairaaloiden tai muiden julkisten palveluiden tahoilta. On kuitenkin tärkeää, että investoinneista vastaava osasto on mukana tarpeen määrittelyssä, erityisesti loppuvaiheessa. Tämä varmistaa, että tarve on toteutettavissa ja realistinen, ja että se palvelee käyttäjäorganisaation todellisia tarpeita.
Tarpeen määrittely käytännössä
Tarpeen määrittely tapahtuu usein investointiohjelmien ja palveluverkkoselvitysten kautta. Nämä ovat työkaluja, joiden avulla organisaatiot voivat suunnitella tulevia investointejaan ja varmistaa, että ne vastaavat strategisia tavoitteita. Investointiohjelma voi sisältää esimerkiksi suunnitelman siitä, millaisia rakennushankkeita seuraavan kymmenen vuoden aikana tarvitaan. Palveluverkkoselvitys puolestaan kartoittaa, miten palvelut ovat jakautuneet ja missä on tarvetta uusille investoinneille.
Mission ja tavoitteiden määrittely
Useissa hankkeissa on hyödyllistä kirjoittaa mission, joka kuvaa sanallisesti, mitä ollaan tekemässä ja mitä tavoitellaan. Tämä on investoinneista vastaavan ja käyttäjän yhteistyötä, jossa määritellään lopputuote ja keinot sen saavuttamiseksi. Mission kirjoittaminen ei ole välttämätöntä, mutta se selkeyttää ja kirkastaa hankkeen tarkoitusta. Mission avulla voidaan varmistaa, että kaikki osapuolet ymmärtävät, mitä hanke pyrkii saavuttamaan ja miksi se on tärkeä.
Tavoitteiden asettaminen ja mittaaminen
Tavoitteet ovat oleellisia hankkeen suunnittelussa ja toteutuksessa. Ne tulisi määritellä selkeästi ja mittaroida, jotta tiedetään, mitä ollaan tekemässä ja mihin ollaan menossa. Tavoitteiden mittaaminen mahdollistaa hankkeen etenemisen seurannan ja sen varmistamisen, että hankkeen tavoitteet toteutuvat suunnitellusti.
Tavoitteiden määrittelyprosessi
Tavoitteiden määrittely: Tavoitteiden asettamisessa on tärkeää olla realistinen ja ottaa huomioon hankkeen laajuus ja resurssit. Tavoitteet tulisi määritellä yhdessä kaikkien osapuolten kanssa, jotta varmistetaan niiden hyväksyttävyys ja toteutettavuus.
Mittarointi: Tavoitteille tulisi asettaa selkeät mittarit, joiden avulla voidaan seurata niiden saavuttamista. Mittareiden tulisi olla konkreettisia ja mitattavia, jotta hankkeen etenemistä voidaan seurata objektiivisesti.
Seuranta ja arviointi: Tavoitteiden saavuttamista tulisi seurata säännöllisesti ja arvioida, miten hyvin hanke etenee kohti asetettuja tavoitteita. Tämä mahdollistaa tarvittavien korjaavien toimenpiteiden tekemisen ajoissa.
Esimerkkejä strategisista tavoitteista
Strategiset tavoitteet voivat olla moninaisia ja ne riippuvat hankkeen luonteesta ja laajuudesta. Esimerkkejä strategisista tavoitteista voivat olla:
Rakennushankkeen valmistuminen aikataulussa ja budjetissa.
Uuden koulurakennuksen rakentaminen, joka tukee modernia pedagogiikkaa.
Yhteiskunnallisen vaikuttavuuden tai ympäristökuormituksen minimointi
Julkisten palveluiden saatavuuden parantaminen tietyllä alueella.
Yhteenveto
Strategisten tehtävien merkitys korostuu hankkeen alkuvaiheessa. Tilaajan rooli tarpeen määrittelyssä ja selkeiden tavoitteiden asettamisessa on keskeinen onnistuneen rakennushankkeen varmistamisessa. Onnistunut rakennushanke edellyttää huolellista strategista suunnittelua ja tavoitteiden selkeää määrittelyä. Näiden avulla voidaan varmistaa, että hanke etenee suunnitellusti ja saavutetaan halutut tulokset.
Tässä blogikirjoituksessa olemme keskittyneet strategisiin tehtäviin, mutta yhtä tärkeää on ymmärtää myös taktisten ja operatiivisten tehtävien merkitys. Näitä käsitellään tarkemmin tulevissa kirjoituksissa, joissa syvennymme siihen, miten taktiset ja operatiiviset tehtävät tukevat strategisia tavoitteita ja varmistavat hankkeen kokonaisvaltaisen onnistumisen.
Lopuksi
Onnistunut rakennushanke on monimutkainen ja vaativa prosessi, joka edellyttää huolellista suunnittelua, selkeitä tavoitteita ja jatkuvaa seurantaa. Strateginen ajattelu on keskeisessä roolissa hankkeen alkuvaiheessa, ja sen merkitys korostuu erityisesti tilaajan näkökulmasta. Kun strategiset tehtävät on hoidettu hyvin, on mahdollista siirtyä taktisiin ja operatiivisiin tehtäviin luottavaisin mielin ja varmistaa hankkeen kokonaisvaltainen onnistuminen.
Olen tehnyt tästä aiheesta myös videon, jonka voit käydä katsomassa täältä: Hankkeiden strateginen ajattelu
